タスク管理って何①?タスク管理をマスターして、余裕溢れる人に!

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タスク管理って何?なぜ必要なの?

タスク管理の定義

 タスク(task)とは、業務・課題・任務といった意味があります。ビジネスにおきかえると、自身に割り当てられた具体的な作業や業務のことを指します。タスク管理は、自身の抱える業務を管理、進捗を確認しながら、業務を進めていくことであり、タスク管理を適切に行うことで、業務の効率化につなげることが出来ます。

タスク管理の必要性

 タスク管理を実施する最大の理由として、自分の業務に余裕を持たせることが挙げられます。タスク管理が出来ていないということは、気付かぬうちに自分の許容量を超えてしまい、納期・期限までに仕事が終わらない、また時間がないため、焦ってミスを連発する等負のループにつながります。タスク管理を適切に行っていくことで、業務の見える化が出来、スケジュールにも、自分の気持ちにも余裕をもって業務を進めていくことが出来ます。

どうやってタスク管理を実施していくのか

タスクの振り分け方 

 タスク管理を実施するポイントは「緊急度」と「優先度」の2軸よるマトリクスで仕事を振り分けることです。

 「緊急度」は、納期が近いもの、今すぐしないといけないものがあり、業務の難易度にもばらつきがあります。「重要度」は、会社やお客様に与える影響が大きいものや、扱う金額が大きい業務が該当します。緊急度と重要度で業務を仕分け、緊急度、重要度ともに高いものから実施すべきと考えることで自ずと自身の業務に優先順位をつけることが出来ます。

緊急度と重要度どちらも低いものに関して、本当にその業務をやる必要があるのか、無くせない業務なのかを考え、「やらない業務」を明らかにすることも重要です。

「緊急度」・「優先度」のつけ方がわからない人へ

 「緊急度」・「優先度」の両方が高いタスクからこなしていく、言っていることが分かるが、具体的にどうしたらいいかわからないそこのあなた、まずはタスクを依頼してきた人に「いつまでか」、「どれくらい重要か」を確認しましょう。

 若手社員の頃は、自身で業務を作りだすことよりも、先輩や上司から依頼されることが圧倒的に多いと思います。業務を依頼されるときには、必ず期限と重要度を聞きましょう。そして聞いた時にはなぜその回答になるのか、依頼主にも理由を聞き、自分でもしっかり考えるようにしましょう。

 そうすることで徐々にこの案件は優先度が高くて、緊急度は低い等と自分で考えられるようになります。最初から100%を目指すのではなく、業務を実施していく中で徐々にできるようになることが大切です。

タスク管理に役立つツールの紹介

Trello(トレロ)

https://trello.com/ja

★ポイント
・タスク管理ツールのパイオニア的存在、シンプルで操作性が容易
・タスクをTODO/確認中/実行中/完了を直感的に管理、操作
・チームメンバーを招待することで簡単にタスクを共有

●無料版
・無制限のカード・ボード
・添付ファイルは10MBまで

Evernote

https://evernote.com/intl/jp/

★ポイント
・メモの最強版ツール
・各メモ(タスク)には、リマインダーも設定できるので、抜けもれも防止に
・チェックボックス機能はTODOリストとしても活用

●無料版
・端末2台まではデータ同期無料
・月間60MBのアップロード容量

Todoist

https://todoist.com/ja

★ポイント
・各タスクとプロジェクトを簡単に整理/優先順位付けが可能
・視覚的に次のやるべきことを把握し、迷うことなく優先順位の高いタスクを選択 
 #タスクの進捗率もグラフで確認することが出来るため、視覚的に進捗を把握できる

●無料版
・80件のプロジェクト管理
・1プロジェクトあたり最大5人で共有可能

まとめ

 タスク管理の重要性、タスク管理ツールの紹介はいかがだったでしょうか。タスク管理を実施していくことで、本当にやらないといけないことが明らかになります。また業務の進捗が見えることで、自分でコントロールできる幅が増えるため、余裕をもって業務を行うことが出来ます。紙にタスクをかき出してみるのも、最新のツールを活用するもあなたの好み次第です。自分にあったスタイルでタスク管理を行い、余裕のある社会人を目指しましょう。

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