タスク管理って何②?オンラインでチームでの連携を強化し、生産性を高めよう

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前回のおさらい

タスク管理とその必要性について

 タスク管理とは、自身の抱える業務を管理、進捗を確認しながら、業務を進めていくことです。タスク管理を適切に行うことで、業務の効率化につなげることが出来ます。

 タスク管理を実施する最大の理由として、自分の業務に余裕を持たせることが挙げられます。自身のタスク管理については、ツール等も活用して行っていきましょう。また仕事は1人で完結するものではなく、チームメンバー、上司と連携して進めていく必要があるため、今回は、チームや上司に対する「報・連・相」やタスクの共有方法についてみていきましょう。

個人のタスク管理×チーム連携について

「報・連・相」の必要性について

「報・連・相」とは、①報告、②連絡、③相談の頭文字をとったものであり、これらを徹底することで、業務を円滑に実施することが出来ます。

①報告:自身の業務について進捗状況やスケジュール、お客様への営業等の結果を伝えること
②連絡:業務上で発生した事象等を伝えること
③相談:業務上での課題等を解決するために他者の意見を伺うこと

 報・連・相はしかるべきタイミングで適切な相手に、内容をおさえて実施していく必要があります。適切なタイミングで「報・連・相」が出来ないと、大きな商談を逃したり、お客様のクレームにもつながるなど会社にとっても損害が出ます。

コロナ渦における「報・連・相」について

 新型コロナウイルスの流行により、テレワークを実施する企業も増えてきました。テレワークでないときは、社内で、チームメンバーや上司の様子を直接見て、声をかけることが出来そうな時を見計らうということが出来ました。ただ今は、お互いの状況を確認することが難しく、いつ声をかけていいのか、いつ相談していいのかが分かりません。

 「新型コロナによるビジネスパーソンの意識・行動変化に関する調査結果」では、7割の人が「報・連・相」は対面でのコミュニケーションのほうが有効と考えており、実施に関しても、対面でのコミュニケーションのほうが心理的なハードルが低いと感じています。またテレワーク時には、上司や先輩に相談しにくくなったと6割の人が感じており、オンラインで円滑に「報・連・相」が出来るようにしていく必要があります。

コミュニケーションに関しては、目的とタイミングに応じて、対面とオンラインを使い分けていくことが重要です

出展:新型コロナによるビジネスパーソンの意識・行動変化に関する調査結果https://www.jmam.co.jp/topics/1260357_1893.html 

オンラインでの「報・連・相」、「チームでのタスク管理方法」について

オンラインのメリット・デメリット

 オンラインでのやり取りは、主にメールやチャットを活用している企業も多いですが、電話で相談するといった文化がある企業もあるでしょう。スマートフォンで電話会議中に、先輩から電話がかかってきて、電話会議の内容が途切れてしまった、そんな経験がある方もいるのではないでしょうか。

 オンラインでのデメリットとして、誰がいつ、どういった状態かが見えないため、連絡が即座に取りにくい点が挙げられます。すぐに連絡をとりたい、ただ他のメンバーが何をしているか分からない、こういった状況を避けるためには、チームメンバーのタスク・スケジュールを視える化し、チーム全員で共有しておくことが必要です。

 チーム全員のタスクが明らかになっていれば、空き時間も見ることが出来ますし、またあらかじめ相談の時間を抑えておくことも出来ます。電話しても出ない、チャットをしても帰ってこない、そんな悶々とした時間を減らすことになり、業務の効率化を図ることにつながることでしょう。

チーム全体のタスクを見える化することで、スムーズな連携に繋がります。

「タスク管理」のおすすめツール(チーム編)

 チームでのタスク管理ツール選びのポイントとして、チームメンバー全体と連絡がとれること(チャット機能・グループ通話等)、担当者ごとのスケジュール一覧・期限の管理、資料等に対するコメント機能やフィードバックの容易性があります。
 下記にチームでのタスク管理おすすめサイトを3つ紹介します。

Trello(トレロ)

https://trello.com/ja

★ポイント
・タスク管理ツールのパイオニア的存在、シンプルで操作性が容易
・タスクをTODO/確認中/実行中/完了を直感的に管理、操作
・チームメンバーを招待することで簡単にタスクを共有
 #個人タスク管理でも紹介してますが、チームとしてもおすすめです。

●無料版
・無制限のカード・ボード
・添付ファイルは10MBまで

★ポイント
・無料チャットやファイル共有、ビデオ通話等、基本的操作はばっちり
・無料版でも1組織当たり50万ユーザーまで使用可能
・有料版だと会議の録画・録音なども可能
 #Office365をすでに導入している場合は、ぜひ活用してみてください

●無料版
・1組織50万ユーザーまで使用可能
・1ユーザーあたり2GBと共有ストレージ10GB

Tocaro(トカロ)

https://tocaro.im/?locale=ja

★ポイント
・充実したチャット機能:1対1での直接メッセージや、社内外とのグループディスカッション等柔軟に対応可能
・自身のやるべき業務を1つの画面で一括で管理、可視化することで抜けもれなく業務遂行

●無料版
・なし(有料版は800円~ 1ユーザー/月)

まとめ

 「報・連・相」の重要性と、オンラインでのタスク共有方法はいかがでしたでしょうか。社会人の基本と言われる「「報・連・相」についても、テレワークの普及により、実施方法が変化してきています。チームでの生産性を上げるためには、メンバーのタスクが視える化されており、連絡が取りやすい環境構築が必要です。対面とオンラインのメリット・デメリットを理解した上で、タスク管理ツールも活用しつつ、効率的な業務を目指していきましょう。

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