脱ハンコ化!押印作業の電子化を進めましょう

 

ハンコ文化について

 新型コロナウイルスの流行もあり、テレワークが促進される中、ハンコを押すためだけに出社せざるを得ない状況等も問題となっています。そのような状況を踏まえ、内閣府・法務省・経済産業省は6月に「契約書に押印は必ずしも必要ない」という見解を出しました。ただ今までの会社文化も踏まえ、中々すぐに押印を無くすということは難しいでしょう。今回は、脱ハンコ化のメリットと押印作業の代替手段の紹介をしていきます。

参考:ハンコの必要性

 社外との契約書に押印が本当に必要なのでしょうか。2020年6月19日に内閣府・法務省・経済産業省は押印に関するQ&Aの中で下記見解を述べています。

●私法上、契約は当事者の意思の合致により、成立するものであり、書面の作成及びその書面への押印は、特段の定めがある場合を除き、必要な要件とはされていない。

●特段の定めがある場合を除き、契約に当たり、押印をしなくても、契約の効力に影響は生じない

https://www.meti.go.jp/covid-19/ouin_qa.html

 また本人による押印があったとしても、文書の成立を証明するためには万全ではなく、テレワーク推進の観点から、不要な押印を省略したり、押印以外の手段で代替することが有意義と考えられています。今後紙に押印をするということにこだわるのではなく、脱ハンコ化に向けて出来る限り業務を変化していくことが必要となってきます。

脱ハンコ化するメリット2点

メリット①:テレワークの推進

 脱ハンコ化を行うことで、押印作業を行うための出社が不要となります。不要な押印作業を無くすことに加え、どうしても無くせない押印作業もオンラインで完結するようにするとテレワークで業務を完結させることが可能になります。

メリット②:コスト削減

 従来では紙ベースであった決裁や契約をすべて電子ベースでやり取りすると、紙を印刷する必要がなくなります。そのため、印刷にかかる紙代やインク代に加え、収入印紙の購入費等のコストも削減することが出来ます。

脱ハンコ化することで、押印自体の作業がなくなるだけではなく、紙の印刷費用等の副次的なコスト抑制になることもポイントです。

脱ハンコ化する方法

方法①:【社内】電子決裁システム等のワークフロー化

 電子決裁を進めるためには、専用のシステム導入が必要となります。ただ紙の書類を電子データとしてオンラインでやり取りするだけではなく、申請から承認、保管、参照までの一連の動作が出来て始めて業務フローとして成立します。電子決裁のワークフロー導入方法としては、自社で開発もしくは既存のシステムを用いるパターンがあります。またシステム導入においては、自社内にサーバーを設置して開発を進めるオンプレミス型かクラウドサービスを利用するクラウド型が一般的です。

 オンプレミス型とクラウド型の違いが分からない方は下記記事も参考にしてみてください。

画像イメージ

オンプレミスってどういう意味?定義から初心者でも分かるように解説

方法②:【社外】電子契約システムの活用

 電子契約とは、企業間の契約について、従来は紙ベースで押印して、郵送等といった作業を全て電子ベースで行うといったものです。電子契約システムの導入は、2つパターンあり、「電子サイン」か「電子署名」なのかによって使用するシステムや運用フローが異なります。
 電子署名の場合は、契約相手先の契約やログインが必要となります。総務省・法務省・経済産業省による「電子契約サービスに関するQ&A」では、電子サイン型の「立会型」と呼ばれる形式でも条件を満たす場合は、法的効力があると認められると見解が述べられました。契約形態によって、電子サインではなくより法的効力を重視する場合には、電子署名の導入を推奨します。

自社や相手先の契約形態によって「電子サイン」か「電子署名」かを見極め、システムも使い分けていく必要があります。

脱ハンコ化に向けておすすめシステム3選

ジョブカン ワークフロー

ジョブカンワークフロー | あらゆる申請をクラウドで – クラウドワークフローシステム (jobcan.ne.jp)

●料金
・300円/月/1ユーザー
・初期費用、サポート費用は0円/月

●ポイント
・現在の会社の仕様に合わせた申請書に対応可能
・承認とコメント入力機能等も直感的に実施、スマホからでも簡単に承認可能

DocuSign(ドキュサイン)

ドキュサイン|電子署名、デジタル・ビジネス、ペーパレスソリューション (docusign.jp)

●料金
・Personal(個人向け):10$/月/1ユーザー
・Standard(企業向け):25$月/1ユーザー
・Busiess Pro(企業向け):40$月/1ユーザー
・30日間の無料トライアルあり

●ポイント
・多言語対応がおすすめポイントです。英語や中国語等等の43言語に対応
・世界180ヵ国以上で利用されているサービスであり、海外企業とやり取りすることが多い企業にもおすすめ

GMO電子印鑑AgreeGMO電子印鑑Agree|電子契約の電子署名・サイン (gmo-agree.com)

GMO電子印鑑Agree|電子契約の電子署名・サイン (gmo-agree.com)

●料金
・お試しフリープラン
 料金:0円
 ユーザー数:1ユーザー
 署名方法:契約印タイプ(電子署名)

・契約印・実印プラン
 料金:8,800円/月
 ユーザー数:無制限
 署名方法:署名印タイプ(電子署名)/実印タイプ(身元確認済み、高度電子署名)

●ポイント
・電子署名と電子サインを併用した契約締結の可能
・契約印と実印の二種類のハンコを使い分け、従来の押印フローをそのまま電子化

まとめ

 脱ハンコ化のメリットと導入方法についてはいかがでしたでしょうか。新型コロナウイルスの流行により、従来のハンコ文化も脱却しつつある今、脱ハンコ化のメリットを理解した上で、自社の業務に沿った最適なシステムを導入していくことが大切です。皆さまの脱ハンコ化に向けた一助になれば幸いです。

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