ビジネスチャットを選ぶポイント5点|おすすめツールも紹介

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 ビジネスチャットがたくさんありすぎて、どれを選んだらいいか分からないといった方に向けて、今回はビジネスチャットを選ぶ時のポイントをお伝えしていきたいと思います。新型コロナウイルスの感染拡大もあり、テレワークが新しい当たり前(ニューノーマル)となりつつある中、自社の業務実態に見合った最適なビジネスチャットを選ぶことが大切です。

ビジネスチャットとは何か

 ビジネスチャットとは、業務を行っていく上で必要となるコミュニケーションを行うことが出来るツールです。チャットと名の付く通り、ビジネスメールとは違って、素早く相手にメッセージを送ったり、気軽にメッセージをやり取りすることが出来ます。メールのように宛先やCcに悩むことがなく、複数人でのトークルームを作成し、同時にやり取りしたり等、使い方によっては、業務の大幅な効率化を目指すことも可能です。

ビジネスチャットを選ぶポイント5点

①メッセージ・トークルーム作成の簡単さ

 やり取りしたいと思った時に、すぐに相手を探し出し、メッセージを送ることが出来る手軽さが必要です。また1対1のトークルームだけではなく、複数人でのグループトークを作る際には、参加メンバーの選択が直感的に出来るかも大きなポイントとなるため、しっかりと確認してみてください。

メンション機能」があれば、グループトークに参加の特定の相手を指名してメッセージを送ることが出来ます。通常のチャット機能に比べ、より便利な仕様となっています。

②メッセージ・トークルームの検索性

 ビジネスチャットが普及すると、トークルームやグループルームが乱立され、誰といつ、どのトークでやり取りしたかが分からなくなります。やり取りしている相手の氏名や、トーク内容のキーワードで検索が可能な場合、すぐにお目当てのトークにたどり着くことが出来ます。

③ファイル受け渡しの必要性

 業務を行う上では、資料や請求書等、ファイルのやり取りが必要不可欠になります。ファイルの受け渡しが多い場合は、ファイル受け渡しが可能なビジネスチャットツールを検討してみてください。チャットでファイル送信まで行うことが出来ると、わざわざメールで添付して送付する必要がなくなり、スピーディーにやりとりすることが可能です。

④セキュリティ・アカウント制限について

 お客様情報や社内情報の漏洩を防ぐためにも、セキュリティ性は要確認項目となります。ビジネスチャットツールを使用するアカウントの制限は、管理者のみが行うことが出来る機能であったり、二要素認証にて、本人性確認を厳格に行う等、ツールごとに特色があります。業務で求められるセキュリティ性を踏まえた上で、適切なツールを選ぶことが大切です。

④セキュリティ・アカウント制限について

 お客様情報や社内情報の漏洩を防ぐためにも、セキュリティ性は要確認項目となります。ビジネスチャットツールを使用するアカウントの制限は、管理者のみが行うことが出来る機能であったり、二要素認証にて、本人性確認を厳格に行う等、ツールごとに特色があります。業務で求められるセキュリティ性を踏まえた上で、適切なツールを選ぶことが大切です。

二要素認証については、下記記事も参考にしてみてください。

セキュリティの高い認証方法について解説〜二要素認証と二段階認証って何?〜

⑤チャット以外の機能について

 ビジネスチャットツールでは、チャット機能だけではなく、タスク管理が同時に出来るツールもあります。チャットと同時にその他機能が必要かどうかも重要な検討の要素になります。ビジネスチャットを導入した後の業務運営までを見据え、導入するツールを決定する必要があります。
 タスク管理については、下記記事内でも別途ツールを紹介しているので、参考にしてください。

イメージ画像

タスク管理って何①?タスク管理をマスターして、余裕溢れる人に!

ポイントまとめ

ビジネスチャットを選ぶ際には、下記項目を確認してみてください。
 ①メッセージ・トークルームの簡単さ
 ②メッセージ・トークルームの検索性
 ③ファイル受け渡しの必要性
 ④セキュリティ・アカウントの制限について
 ⑤チャット以外の機能について

おすすめビジネスチャットツール3選

Trello(トレロ)

https://trello.com/ja

★ポイント
・タスク管理ツールのパイオニア的存在、シンプルで操作性が容易
・タスクをTODO/確認中/実行中/完了を直感的に管理、操作
・チームメンバーを招待することで簡単にタスクを共有
 #個人タスク管理でも紹介してますが、チームとしてもおすすめです。

●無料版
・無制限のカード・ボード
・添付ファイルは10MBまで

★ポイント
・無料チャットやファイル共有、ビデオ通話等、基本的操作はばっちり
・無料版でも1組織当たり50万ユーザーまで使用可能
・有料版だと会議の録画・録音なども可能
 #Office365をすでに導入している場合は、ぜひ活用してみてください

●無料版
・1組織50万ユーザーまで使用可能
・1ユーザーあたり2GBと共有ストレージ10GB

Tocaro(トカロ)

https://tocaro.im/?locale=ja

★ポイント
・充実したチャット機能:1対1での直接メッセージや、社内外とのグループディスカッション等柔軟に対応可能
・自身のやるべき業務を1つの画面で一括で管理、可視化することで抜けもれなく業務遂行

●無料版
・なし(有料版は800円~ 1ユーザー/月)

まとめ

  ビジネスチャットツールの選び方いかがだったでしょうか。数多くあるビジネスチャットツールの中から、自社に合うチャットを選ぶことは大変です。まずは、無料体験等が可能なツールから使用してみて、そこから有料版であったり、その他ツールに切り替えることもおすすめです。テレワークでコミュニケーションも希薄になり、社員同士の連携が難しくなる場合もあります。気軽に連絡が出来るビジネスチャットを導入して、より効率的に業務を進めることが出来れば、会社の業績向上にもつなげることができます。本記事がビジネスチャットを選ぶ基準の一助になれば幸いです。

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