【完全版】ビジネスチャットを選ぶ際のおさえるべきポイント14点

image

 ビジネスチャットがたくさんありすぎて、どれを選んだらいいか分からないといった方に向けて、今回はビジネスチャットを選ぶ時のポイントをお伝えしていきたいと思います。ビジネスチャットツールは、各サービスによって、提供内容が様々になります。チャット機能にだけ特化したものから、タスク管理まで実施出来たりと多岐に渡ります。これから紹介する下記ポイントを参考にしてみてください。

ビジネスチャットとは何か

 ビジネスチャットとは、業務を行っていく上で必要となるコミュニケーションを行うことが出来るツールです。チャットと名の付く通り、ビジネスメールとは違って、素早く相手にメッセージを送ったり、気軽にメッセージをやり取りすることが出来ます。メールのように宛先やCcに悩むことがなく、複数人でのトークルームを作成し、同時にやり取りしたり等、使い方によっては、業務の大幅な効率化を目指すことも可能です。
 まずは、気軽に選んでみたいという方は下記記事のまとめも参考にしてみてください。

image

ビジネスチャットを選ぶポイント5点|おすすめツールも紹介

ビジネスチャットを選ぶポイント14点

メッセージのやり取り

①チャット機能

 1対1やグループを作成し、メッセージをやり取りすることが出来ます。またグループ内の特定の人に関して、メンション機能を用いてメッセージをアピールする機能もあります。

②既読・未読のステータス管理

 送信したメッセージが、相手に読まれたかどうかを確認する機能となります。またサービスによっては、既読時間等も表示できる場合があります。相手が確実に読んだかどうかを知りたい場合には必須の機能となります。

③スタンプ機能

 イラストや簡易的な文字のスタンプを用いることで、文字入力を省略することが出来ることに加え、文字では表しにくい微妙なニュアンスを伝えることも出来ます。

④メッセージの通知機能

 スマートフォンやPC上の画面で、メッセージが届いた際に、画面表示や通知音等でメッセージの受信を知らせる機能になります。即時性のやり取りを目的としている場合には通知機能は重要です。

⑤メッセージの検索

 トークやグループが乱立した場合、検索機能がないと、過去のトークを探すことに時間がかかってしまいます。業務上、様々な人とやり取りをする場合は、検索機能がある方が便利です。

ユーザーの管理

⑥ユーザーのプロフィール確認

 組織内のユーザーに対して、部署名や電話番号等のプロフィール情報が確認出来る機能です。やり取りする人の情報が分かることでスムーズにやり取りすることが可能です。

⑦ユーザー管理

 管理者が組織内のユーザーの追加・変更を行ったり、利用状況等を確認出来ます。社内外問わず、業務に関係ない人とのメッセージを制限することでセキュリティ性を高めることが出来ます。

⑧アカウント管理

 部署やユーザー単位での使用機能制限や、使用するデバイスごとに規制をかける機能です。業務上に真に必要となる機能やユーザーに絞ることが出来ます。

⑨社外ユーザー管理

 社外とのやり取りをチャットで行いたい場合には、社外ユーザーが追加出来る機能を選びましょう。社外ユーザーのメールアドレスにより、自組織内のチャットルームに招待することが出来ます。

セキュリティ

⑩二要素認証

 IDとパスワードに加え、電話番号へ送付された確認コードを入力するという二段階の認証を設けることが出来ます。より高度なセキュリティを求めたい場合は、二要素認証の機能の検討する必要があります。

⑪リモートワイプ

 リモートでメッセージやチャットルーム等のデータを削除する機能です。スマホやPC等のデバイス紛失や盗難があった際に、データを遠隔で消去できます。

その他追加機能

⑫タスク管理

 自分や相手が行うべきタスクを優先順位をつけて管理できる機能です。チャット機能に加え、業務の効率化を図りたい場合には、装備しておきたい機能となります。

⑬タイムライン機能

 参加しているグループ等の投稿をまとめ、表示できる機能となっており、投稿を振り返ったり、まとめて表示したい場合には、ぜひ追加したい機能となります。

⑭ファイルでのやり取り

 業務上で書類や資料のやり取りを行うことは多いでしょう。メッセージだけではなく、ファイルの送受信も行いたい場合には、ファイルの受け渡し機能がついているサービスを選択しましょう。

まとめ

 ビジネスチャットツールの選び方14選はいかがだったでしょうか。ビジネスツールは純粋なチャット機能だけのものから、タスク管理等その他の業務効率化機能までを含んでいるものもあります。自社の業務運営方針や、求める機能をしっかりと見極めて、導入するツールを検討していくことが大切です。上記の14つのポイントを参考に、業務上に役立つビジネスチャットツールを検討してみてください。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です