議事録作成する目的は何?議事録作成のコツと作成補助ツールを紹介します。

①情報共有

 会議に参加出来なかった人に対して、会議内で誰が何を話していたか、また会議の中で何が決まったのかを伝えることが出来ます。口頭で個別に連絡をする場合は、情報の統制がとれなくなる可能性が高いです。会議内容を抜けもれなく伝達できる議事録を作成することで、関係者に正しく情報を伝えることが出来ます。

②会議で決定したことの確認

 会議内で「誰が」、「何を」発言し、どういった決定事項があるのかを整理しておくことが大切です。議事録を作成していない場合には、誰が発言したのかが分からず「言った・言っていない」の水掛け論になることもあります。議事録を作成し、会議後に関連部を照会することで、不毛な議論を避けることが出来ます。

議事録作成のコツ3点

①事前にフォーマットの準備

 議事録の必須事項は表題・日時・出席者・議題・決定事項・次回予定の6点になります。会議開始の前に、あらかじめWord等でフォーマットを作成し、表題や出席者等、事前に分かる情報は全て記入しておきましょう。事前にフォーマットを作成しておくことで、会議に向けて頭の整理を行うことにも繋がります。

②5W2Hの明確化

 議事録の内容については、5W2Hを押さえることが大切です。「誰が」、「いつ」、「どこで」、「何を」、「なぜ」、「どのように」、「いくら」をしっかりと記載するようにしましょう。5W2Hを意識することで、抜けもれなく情報を議事録に落とし込むことができ、読み手にとっても分かりやすい議事録となるでしょう。

③会議の到達度の確認

 会議は実施すれば良いのではなく、何かを意思決定したり、関連部で相談を行ったりする場です。会議の到達度が明確になっていない場合には、ただ会議をだらだらと実施しているだけになってしまいます。事前に今回の会議の到達度を明確化することで、議事録に書くべき内容と不要な内容の取捨選択が可能です。そのため、関係のない話にメモをとる労力を削減することが出来ます。

議事録作成に関して、正解はこれ!と言い切れるものはありません。先輩や上司の議事録も参考にし、会社に合った議事録を作成してみてください。

議事録作成ツールおすすめ3選

COTOHA Meeting Assist:NTTコミュニケーションズ

https://www.b-order.ntt.com/shop/g/ga002/

◎料金
・初期費用:0円
・月額料金:50,00円

◎ポイント
・AI音声認識で会議の発言をテキスト化
・日本語、英語、中国語等10種類の言語を同時翻訳可能。海外との打合せが多い企業にもおすすめです。

YouWire:株式会社ギークフィード

◎料金
・導入プランにより変動あり

◎ポイント
・会議の議事録作成に加え、オフィス電話や携帯・スマホの通話録音も可能。
・音声認識によるテキスト化やデータ分析まで実施可能。

③Telelogger|博報堂アイ・スタジオ株式会社

https://telelogger.com/

◎料金
・β版は無料

◎ポイント
・AIでの自動文字起こしが可能
・会議招集から議事録作成、次回会議の案内まで一元的にツールを活用して業務を行うことが出来る。

Teleloggerについては、下記特集記事も見てみてください。

Telelogger(テレロガー)って何?WEB会議の議事録作成稼働を軽減しよう

まとめ

 議事録作成の目的やコツは理解していただけましたでしょうか。新入社員の頃等に行うことが多い議事録作成ですが、目的とコツを押さえておくことで、業務経験が浅い人でも効率的に作成することが出来ます。また会議内容を録音して文字起こしに時間をかけるのではなく、適宜ツールを活用し、稼働の削減を目指すことも大切です。本記事が皆さんの議事録作成の負担を少しでも軽減できれば幸いです。

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