ウェブ会議システムの選び方〜ツール選択の必須項目13点を解説〜

web会議ツールの選び方を解説

新型コロナウイルスの台頭により、対面せずに業務を行うニーズがどんどん高まっています。
営業や打ち合わせ等、様々な場面で使用するweb会議ツールはとても便利なツールです。

しかしweb会議ツールと言っても色んなサービスがありわかりづらいですよね、、、
今回は、web会議ツールのサービスをどんな観点で選んだらいいのか?について解説します。

そもそもweb会議ツールとは?

Web会議とは、遠隔にいる相手と音声通信やビデオ通信を使用してコミュニケーションを実現するツールです。音声やビデオ通信以外にもテキストチャットや、PCの画面共有、ファイルの送受信などの機能を有するツールが多く、遠隔でも対応可能であること対面でなくてもできるがメリットと言われています。そのため、テレワーク、リモートワーク等の働き方改革やコロナ対策の実現に向け導入する企業が広がっています。

web会議とテレビ会議との違いですが、対象の違いがあると思います。
web会議はPC等にアプリケーションをインストールするので人と人に適していますし、
テレビ会議では会議室に設置した専用機材を使って部屋と部屋をつなぐので、グループ対グループの会議で使用されます。

web会議ツール選択の12観点

ウェブ会議ツールの選択で需要な観点を紹介します。

基本機能(web会議の必須機能)

①複数人数、あるいは1対1で音声やビデオを用いた会議ができる

web会議では、複数人や1対1で会議を設定できるのは必須です。
また、対面に変わるサービスであるため音声だけでなくビデオでの活用ができることが重要ですね。

②チャット機能があり、テキストベースでの会議ができる

ビデオ・音声だけでなくチャット機能ができるかも重要です。対象が全体、個人それぞれに対してチャット送付が可能であることも重要ですね。

③webブラウザやアプリから参加可能/PCやスマートフォン、タブレットに対応

アプリをインストールしないといけないと、初めて使う人をweb会議に誘う際に準備が大変ですので、webブラウザ、アプリの両方から参加できるかが重要です。また、参加者はスマートフォンやタブレット等PC以外の機器を使うことも多いため、対象機器がどれだけあるかも重要です。

④音声をミュートできる

ミュート機能はweb会議システムを選ぶ上で必須です。大人数での会議の場合、ミュートができないと雑音が混じってわけがわからなくなりますし、1人が複数機器で入った場合ハウリングで聞き取れない事態となってしまいます。音声だけスマートフォンでPCで画面共有を行う、というように使い分ける人は珍しくありません。

画面共有機能

⑤開催者や参加者の画面を参加者全員のPCに共有できる

会議を行なっている場合、作成している資料を会議相手に見せたくなることがかなり多いでしょう。そんな時に参加者や開催者のデスクトップやアプリケーションの画面を参加者全員のPCに共有できるかが重要になります。

⑥画面共有上で注釈をつけたり、メモを記入したりできる

画面共有をしている際、特に見てほしいポイントを知らせたいこともあるでしょう。対面会議ならペンで場所を指すだけでいいですが、web会議ではできません。
そんな時、画面共有中の画面にメモやペン書きができることが重要です。

会議の録画

⑦会議内容を録音し、ファイルとして保存できる

会議で何を話していたか思い出せない、他の社員に共有したい!そんな時にとても便利なのが録画機能です。昨今話題の議事録ツールを使用するためにも録画データが必要ですので、できればあった方がいいですね。
また、セキュリティを考えると録画させないオプションがあることも重要です。

参加・開催しやすい

⑧参加にアカウント作成が不要

⑨Web会議のスケジュール設定(予約)ができる/カレンダーやメールと連携できる

web会議の日程をスケジューリングできると、事前にいつ会議スタートするか等の連絡ができます。さらに、その情報がカレンダーやメールに連携できアラートが鳴れば、参加者が会議を忘れることを防ぐことができます。例えばMicrosoftのTeamsなら、Outlookとの連動が可能となります。自社が使用しているサービスに合わせるのが良いですね。

⑩ユーザーの状態(在席中か、席を外しているか、会議中かなど)を確認できる

突発的な会議を開催する際に、ユーザの状態を確認できると声をかけやすくなりますよね。そういった機能があることも重要です。

セキュリティが高い

⑪会議のパスワード設定ができる/参加者を絞ることができる

セキュリティを鑑みると、誰でも会議に参加できる状態はよろしくありません。ユーザ単位での参加可否の設定、パスワード設定ができれば参加者を絞ることができ、セキュリティが向上します。

会議中の機能

⑫会議の参加者に対してアンケートをとったり、投票による多数決を行うことができる

会議中の参加者に意見を募り、その評価をしたい時もあるでしょう。そういった時にアンケート機能や多数決の機能があるととても便利ですね。

⑬会議中に会議ルームを分けることができる

打ち合わせ中に、この話はグループごとで別れて話し合いたい…!というときもあるでしょう。そういった時に会議をまた立ち上げ直すのはめんどくさいですよね。そういった時に会議ルームを分けることができるととても便利です。

まとめ

web会議システム選択の観点についてまとめていきましたが、いかがだったでしょうか?
web会議は便利ですが、対面で自然にできていたことができなくなるという危険もあります。できるだけ便利なツールを導入し、ギャップを少しでも埋めていきましょう!

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