グループウェア選択の必須観点を解説〜社内情報共有に必須のツールの選び方〜

グループウェアの選び方を解説

企業活動においては社内の情報共有が本当に重要ですし、企業が大きくなればなるほど情報共有が難しくなっていきます。
今回は、社内情報共有を助けるグループウェアの選択観点について解説していきます。

グループウェアとは?

グループウェアとは、社内の情報共有を行うためのプラットフォームです。
「あの人は今どこにいるんだろう?」や、「あの会議室や社用車は今空いてるかな?」等、企業活動を行う上では様々な情報共有が必要になります。しかし、電話やメールで聞くにしても、相手が見ているかもわからないのが問題です。
この社内情報共有を助けてくれるのがグループウェアであり、「スケジュール」「掲示板」「施設予約」「ワークフロー」などが基本的な機能としてあります。

グループウェア選択に必要な項目

情報共有機能

①スケジュール管理

スケジュールが作成でき別ユーザのスケジュールが表示できる、また他ユーザへ会議依頼を出せることも必要でしょう。スケジュールがどのように見えているか?自分として見やすいか?もポイントですね。

②施設予約

会議室や社用車などの空き情報を確認したり、予約を行うことができるのも必要です。
施設情報等が画像で表示できるか?なども地味に重要ですね。

③情報の掲示(掲示板)

社内で周知したい事項が出たときに、掲示板でみんなに知らせられるのは重要です。掲示内容は通常と緊急(至急見て欲しいもの)で分けられると良いですよね。

④電子メール

一般的な電子メールのやりとりができるとよいでしょう。社内メールならば相手の既読確認やプロジェクトでのメール管理ができるとさらによいです。

⑤アドレス帳、ユーザー情報閲覧

社内ユーザーの情報が閲覧できるのも重要です。社内での電話取り次ぎなど、どこに連絡すればよいかわからないときにとても役立ちます。

セキュリティ

⑥ユーザ管理

ユーザー情報が一括管理(登録・修正・削除)でき、組織情報を付加できるのもポイントです。
基本的に組織情報で権限設定をしたりスケジュール表示を行いますので、組織情報は必須です。
退職者等ユーザの機能制限が出来、操作ログに残るかというのも確認しておいた方がよいでしょう。(ユーザを削除するとログの操作者がわからなくなる場合もありますので)

⑦アクセス権限設定

組織ごとや役職ごと、ユーザーごとでアクセスできる情報に制限をかけることはセキュリティの関係上必須です。どこまで細かくできるか?やデバイスごとのアクセス制限ができることも重要です。

⑥ログ管理

グループウェアへのアクセスログや操作ログが閲覧できることも重要です。
何か不慮の事態が発生したときには、操作ログをもとに原因究明を行いますのでCSVでの出力等もできた方がよいでしょう。

あった方がよい機能

⑦ポータルの作成、表示

グループウェアの各機能へのリンクや、情報や通知等を1画面に集約できることも重要です。グループウェアは様々な機能があるため、一目で情報がわかることが必要です。また、ユーザごとにポータルが変更できるのもあると良いですね。

⑧ワークフロー

グループウェア上で決裁や申請処理等の手続きを行うことができることも重要です。紙管理が不要となり効率化することはもちろん、電子化することで今後業務自動化にも役立ちます。

⑨モバイルデバイス対応

携帯やスマートフォンに対応しており、スムーズに利用できるとよいでしょう。
スケジュールやメールは出先で見れた方が業務効率化になるはずです。

⑩文書管理・ファイル管理

文書やファイルを保管でき組織内で共有できることも重要です。過去資料の検索のため、検索機能があることも必要ですね。大規模な場合はファイルサーバの方が利用しやすいかとは思いますが、手軽に利用できる点ではグループウェアにあった方が良さそうです。

まとめ

グループウェアの選択観点についてご説明しましたが、いかがだったでしょうか?
グループウェアは切り替えると業務に混乱をきたすため、一度導入すると長く使い続けることになることが多いです。後悔しないためにも事前に時間をかけて検討することをお勧めします。

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