【完全版】SaaSを選ぶポイント14選:メリットとともに紹介

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 数多くあるSaaSサービスの中から、どのサービスを選んだらいいか分からない、そんな人におススメの記事となります。自社にあった適切なSaaSサービスを使用により、コスト削減やコミュニケーションの強化、従業員の向上等の様々なメリットがある一方で、SaaSサービスを導入することには課題もあります。今回の記事ではSaaS導入におけるメリットと気を付けたポイントをお伝えしていきます。

SaaSとは何か

 SaaSとはSoftware as a Serviceの略語で、直訳するとサービスとしてのソフトウェアであり、アプリケーションを配布するモデルとなります。ソフトウェアをサービス提供側のプロバイダーが自社のサーバー上でメンテナンス、アップデートを行い、利用する組織や個人がインターネットを介して利用できるようにするものです。利用者からすると自社内のサーバー等を構築する必要がなく、インターネットさえあれば使用できるのが強みとなります。

Saasの例

 SaaSの分類として、ブラウザ上で動作し、エンドユーザーを対象としたほぼすべてのソフトウェアは、SaaSサービスとしてのソフトウェアに分類されます。高度な写真編集アプリケーションや3Dソフトウェアのように、利用者に即時のグラフィカルなフィードバックを必要とするリソース集約型アプリケーション等を除いて、ほぼすべてのソフトウェアカテゴリが含まれています。SaaSカテゴリーを下記分類にて紹介します。

SaaSカテゴリー製品名
OfficeアプリケーションMicrosoft ofiice365,Google Dogs
メールアプリケーションGmail,Webmail,outlook
ファイルストレージGoogle Drive,Onedrive,Dropbox
会計ソフトZoho
顧客管理(CRM)ソフトSalesforce

SaaSのメリット 

メリット①:参入障壁の低さ

 SaaSでは、アプリケーションを「レンタル」することができるため、自社内製での必要となる高額なハードウェアとソフトウェアの取得コストを削減することができます。さらに、アプリケーションのソフトウェアとハードウェアはサービスの提供者によってメンテナンスされ、更新されるため、自社で運用管理等を必要性はは最小限に抑えられるか、完全に無くすことが可能です。

メリット②:価格帯の幅広さ

 メリットの2点目としては、柔軟な支払いが選べることが挙げられます。それぞれの会社のビジネスモデルと規模に合わせた様々な価格種別より、各会社が自社の予算規模にあったサービスを選ぶことが出来ます。ほとんどのSaaS製品に内在している従量課金モデルでは、ビジネスの成長に応じて規模を拡大することが出来るため、初期費用や運用コストを最小限に抑えることが出来ます。

SaaSを選ぶ時にポイント14選

 SaaSの基本的なサービス形態やメリットについてを説明してきましたが、ここでは、導入を検討するにあたり、重要なポイントを紹介していきます。

①目的の明確化:なぜSaaSサービスを選択するのか

 一番大切なことは、なぜSaaSを導入する必要があるのかを押さえるということです。導入する目的をきちんと検討することで、導入や実際の運用もスムーズに進めることが可能です。
 ソフトウェアやインフラのメンテナンスから解放され、実際の業務に集中できるようにするためにSaaSモデルを選択するのか、あるいはSaaSを利用することで土地的に離れたスムーズに業務を行えるようにするのか、SaaSモデルから得られるメリットを正確に書き留めておきましょう
 実際の業務フローのうち、SaaSに移行する部分と、従来通りに維持する部分を具体的に示しましょう。要件は必須項目と必要項目に分け、できるだけ明確し、現在の環境を十分に把握していることを確認した上で、どこ部分をSaaSで補うのか検討を進めましょう。

②サービスの提供形態:本当にSaaSだけで簡潔するのか

 導入しようとしているSaaSが本当にクラウド上だけで動作可能かどうか押さえておくことが大切です。本当の意味でSaaSサービスを提供しているのであれば、まったく問題はありません。ただサービスの中には、利用者のコンピューターの中に、特別なクライアントソフトウェアをインストールすることを要求したり、アプリケーションの一部をオンプレミス(自社内設置)等で保管することを要求される場合があります。
 またSaaSサービスの中には、複数の製品を組み合わせての使用が求められる場合もあります。そのような場合には、1つ1つの製品の使用料は安価でも、積み重なり、より多くの費用を支払うこととなります。

SaaS導入検討の際には、SaaS上で簡潔するのか、また何を目的に、どの製品を使用するか明らかにしておく必要があります。
オンプレミスとクラウド型の違いについては、下記記事も参考にしてみてください。

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オンプレミスってどういう意味?定義から初心者でも分かるように解説

③SaaSの使用環境:将来まで使える仕様となっているのか

 一見Webブラウザで実行するだけなので、特に使用環境を気にする必要がないのではないかと思う方もいると思いますが、SaaSの導入においては、何のブラウザを使用しているか、また今後使用していくかがとても大切なポイントとなります。Microsoft社のIE(Internet Explorer)とGoogle社のGoogle Chrome等、使用するブラウザによって機能やビジュアルに微妙な違いがあることもあるため、注意しておく必要があります。
 またSaaSをスマートフォン等の端末で使用する場合には、OSも確認しておく必要があります。導入予定のSaaSプロバイダーがiOSやAndroidのアプリを提供していることを確認してください。またOSの異なる端末を使用する場合には、互換性があることも重要な確認項目となります。

④SaaS終了時の対応:製品利用を終える時どうなるのか

 SaaS導入する前に、終了時の対応を考えることは少し疑問に感じるかもしれませんが、検討は必須となります。急激に進化する世の中で、今使おうとしているSaaSサービスは来年も継続して使用できる、という保証はありません。そのため、SaaSサービスが終了となった場合、どのような対応となるのか明らかにしているSaaSサービスを選ぶようにしましょう。
 ユーザーのアカウント情報や蓄積した日々の営業データ等、すべてデータをダウンロードできるか確認しておくことも大切です。SaaSサービスによっては、自社に必要不可欠なデータはオンプレミスで保管できる場合もあるため、必要に応じてオンプレミス式も検討してみてください。

⑤サポート体制:本当に困った時の対応

 SaaSサービスを継続して利用していくためには、サポートサービスの豊富さも重要な要素となります。サポートサービスについては、導入前にトライアルで試してみることもおススメです。実際に製品を試すだけではなく、トラブルになったときの対応を含めてサービスを評価することが大切です。
 また実際のサポート体制については、ヘルプデスクがあり、24時間、365日問い合わせ可能なのか等、自社の要望に対して基準を満たしているのかしっかりと確認してください。

⑥システムの拡張性:他のシステムとの兼ね合い

 実際の業務は1つだけのワークフローではなく、業務形態やステークホルダーによって多岐に渡ります。そのため、導入するSaaSに関しても、他のシステムと統合できる形が最適となります。市場で評価の高いSaaSに関しては総じて他のアプリケーションとの統合を行っていることが多いですが、現在の環境とアプリケーションの使用状況を理解した上で、適切なSaaSを選んでいきましょう。

導入費用の観点では、新しいシステム導入にあたり、既存システムとの統合における開発費や期間も押さえておく必要があります。

⑦SLA:品質や可用性等の確認

 SaaSプロバイダーが提供するSLA(サービス・レベル・アグリーメント)について、導入前には押さえておきましょう。利用者に対してどのような品質、可用性を担保するのか、また約束した基準を満たさない場合の結果についてもきちんと述べられていることが必要です。現在は自社内で保管している情報等をクラウドに移行する際にはより注意して確認しておきたい基準となります。

⑧ITサポート要件:運用管理に必要となるスキル

 SaaSは導入するだけではなく、導入後使い続けていくことが求められます。そのため、SaaSサービスを導入する前には、SaaSプロバイダーによるITサポートの要件を明らかにしておく必要があります。導入したいSaaSのインターフェース、ツール、APIを使って、どれだけ簡単に要件を達成できるかが重要です。現在のIT担当者が持っていないスキルが必要となる場合には、維持・メンテすることが難しくなりため、導入に関しては、IT人材の削減・増減も含めて計画を立てるようにしましょう。

⑨社員教育:導入に向けたトレーニング

 SaaS導入において、従来の業務よりもより楽に、より効率的に実施できると従業員自身が実感することが大切です。そのため、導入に関しては従業員がサービスに対して適切なトレーニングを実施していく必要があります。多くのSaaSプロバイダーでは、導入に向けたトレーニングプログラムを提供している場合も多く、プロバイダーとも密に連携して、従業員の理解度を高めていきましょう。

⑩移行オプション:既存システムとの連携

 古いデータを新しいシステムに移行するには、時間とコストがかかる場合も多いです。有名なSaaSプロバイダーでは過去のノウハウ等からスムーズに移行できる提案をしてくれることもあるため、SaaSを導入した場合に、どうやって既存システムとの連携・移行をしていくのかに関しては、必ずSaaSプロバイダーに確認しておきましょう。

⑪バックアップの有無:データ損失を防ぐには

 自社にサーバ等を設置せず、SaaSプロバイダーのクラウド上にデータを保管する場合には、万全のバックアッププランを用意することが必要です。多くのSaaSプロバイダーは独自のバックアップを兼ね備えており、人的ミスやサービスの停止があった場合でも対応可能なことが多いです。自社独自のバックアップを作成するための特別なサービスを用意してもらうことも可能です。

⑫価格:隠された料金はないか

 従来の買い切りのソフトウェアモデルにおいては、買い切りの形が多いため、価格の管理は簡単です。導入に関して、構築費等の多額の初期費用さえ払えばよいためです。一方でSaaSにおいては、月額料金や従量課金制度となるため、思わぬ費用が追加される場合もあります。複雑になりがちな料金体系ではあるものの、内容とサービスレベルをきちんと確認すること、また契約書を法務部門や契約担当に照会をかけた上で導入を進めることが大切です。

⑬機能面と成熟度のバランス:本当に必要な機能か

 SaaSにおいては、従来に比べ、より速く、より新しい機能が求められる傾向にあります。一方で最新のテクノロジーになればなるほど、市場から見ると未熟なプレイヤーであることが多いのです。非常に革新的で技術に精通はしているものの、会社やサービスを維持するための経験や資金を持っていない場合もあります。そのため、サポートサービスが十分でなかったり、最悪の場合には、倒産等でサービス提供がままならない場合もあります。
 先進的な技術に惹かれる気持ちはあるものの、自社の実情を理解した上で、真に必要となる機能を具備しているサービスを選んでいくことが大切となります。

⑭機能の更新について:アップデートのタイミング

 SaaSモデルにおいては、ソフトウェアとハードウェアが維持され、それに伴うすべての手間とコストからは解放され、SaaS提供者によって実施されます。一方でソフトウェアやハードウェアの更新を自分主導で行うことは出来ず、コントロールが出来ない状態となります。
 ソフトウェアの更新を行いたくない場合や、古いバージョンで十分に満足している場合には、ソフトウェアのアップデートは不要と思うことでしょう。そのような場合にも、アップデートが強要されるのか、それとも前のバージョンであってもサポート体制があるのか、ソフトウェアのアップデートと更新についてはSaaSプロバイダーと契約前にきちんと合意形成をしておく必要があります。

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まとめ

 SaaSサービスにおける概要と導入における注意点の紹介はいかがだったでしょうか。数多くのSaaSが乱立しているため、上記のポイントを参考に、自社に本当に必要なSaaSを見極めていくことが大切です。SaaSは万能のサービスではなく、もちろん欠点もあります。しっかりと自社における課題を見つめ、クラウド型による欠点やデメリットを最小限に抑えながら、導入を進めることが必要です。本記事がSaaS導入を検討する一助になれば幸いです。

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