ビジネスサービスを決める6ステップ〜良いサービスやシステムを見つけて決定するために〜

ビジネスサービス購入へのステップを解説

ビジネスを展開する上で、何かのサービスを使用することは避けて通れません。
ビジネスフォンをはじめ、チャットツール、SFA、CRM等様々なサービスがあり、それぞれについて検討する必要がありますが、導入するまでに何をするか?が明確になっていない方も多いのではないでしょうか?
今回は、正しいソフトウェアを見つけて自信を持って購入を決断するための6ステップをご紹介します。

Step1 問題点を見つける

ビジネスサービス導入プロセスの最初のステップでは、自社の課題を把握し、それがビジネスの目標と一致しているかどうかを確認します。

問題を特定することで、必要なソフトウェアの種類を絞り込むことができます。
まずは、具体的なビジネス目標に基づいた問題から始めましょう。

ビジネス目標の一例
・従業員がプロジェクトでより早く情報共有・コミュニケーションをとる必要がある。
・複数の店舗の在庫をより正確に追跡する必要がある。
・顧客とのコミュニケーションを改善したい

自社の課題を考える上では以下質問に答えていくことをお勧めします。
・自身の企業で目指す目的は何か、現状はどうであるのか?
・そのギャップを解消するためにはどんな課題を解決する必要があるのか?

何から手をつけてよいかわからない場合は、以下のようなやり方も良いでしょう。
・社内で話し合い、現在の問題点を特定する。
 表層の困っていることだけでなく根本的な問題を見つけるために、会話の中で
 深く「なぜ?」「なぜ?」と掘り下げていきましょう。
・現在使用しているソフトウェアを評価し、その問題について社内で話し合う。
・同じような問題を経験している人がいないか、ネットワークや業界の他の人に聞いてみる。

Step2 サービス要件を定める

課題がわかれば、サービス選定に移ります。
しかし、抱えている問題を解決するために設計されたソフトウェア製品は数十種類はあるでしょう。そのため、あなたのビジネスの特定のニーズにマッチするソフトウェアが必要です。

使用するソフトウェアから何を得たいのか?を知ることで、あなたのビジネスに適したサービスを見つけることができます。ここでは、検討すべき要件をいくつか紹介します。

検討要件の一例
・機能(あなたがそれを行うために必要なことは何か?)
・ユーザー数(何人がそのシステムを利用するのか?)
・使いやすさ(チームにとってどれだけ使いやすいか?)
・統合(使用している他のソフトウェアとの連携はどうか?)
・成長可能性(ソフトウェアが将来のニーズにどれだけ応えられるか?)
・価格設定(サービスに費用をどれだけかけられるか?)

定めた要件を確かなものとするためには、社内で話し合い実際に使用するユーザーが必要とするものを確認しましょう。また、大手企業の提供するサービスを1~2社見て、その会社がどのような追加機能を提供しているかを確認することもできます。検討している他のソフトウェアと比較して、どの機能がなくてはならないのか、どの機能が良いボーナスなのかを確認してください。

Step3 課題に適したサービスを特定してリスト作成

次のステップは、課題に適したサービスを特定してリストを作成することです。
要件が定まれば、それに適していそうなサービスを管理しやすいリストに絞り込みます。多ければ選択が複雑となるため、リストは3~7つの製品が記載されることが良いでしょう。
リスト作成にあたっては、Step2でまとめたサービス要件を活用していきましょう。

リストに加えるサービスを選定する際のポイント
・その製品は社内の重要課題を解決し、ビジネスとしての目標を助けてくれるか?
・製品は機能要件を満たしているか?
・ユーザが使いやすいシステムであるか?(UIが使いやすい、サポートが適切)
・現在使用しているソフトウェアと連携(統合)しているか?
・良いユーザーレビューがあるか?
・製品は予算内に収まっているか?

これらの質問に答えた後は、最初の長いリストのほとんどのソリューションを削除することができることに気づくはずです。リストをさらに減らすには、比較サイトを利用するのも良いでしょう。
チョイするでは、チャットで選んでいくだけで最適なサービスを選ぶ機能を提供しています。3月リリース予定ですので、ご利用ください!

Step4 最適なサービスを選定する

この時点までに多くの調査を行ったため、最終的なサービス選択の準備ができたと思います。
この決断に自信を持つために、ここでは、あなたのビジネスに適したソフトウェアを選んでいるかどうかを確認するための最終チェックポイントをいくつかご紹介します。

最終チェックの重要点は、サービス提供企業をビジネスの面で信頼しているか?です。
サービスベンダーは重要なビジネスパートナーであり長い付き合いとなりますので、信頼できるかを調べる方法をいくつかご紹介します。
これらのチェックを終えた後は、自分の選択にさらに自信を持つことができるはずです。次のステップは、あなたのチームがこの自信を共有できるようにすることです。

サービスベンダへの信頼を醸成するための方法
・同様のニーズを持つ企業の知り合いから情報を得る。
 その後の懸念事項を基に、ベンダーへの質問リストを作成する。
・デモを実施し、実際の運用イメージを確立する。
 ベンダーと連絡を取りサービスの機能を間近で見ることで、より有意義な比較を行うことが
 できます。
・リストにあるベンダーに連絡して、最終的な価格やサービスレベル、トレーニングや
 導入のための商材資料などを確認する。企業によって、購入後に提供するサービスの
 レベルが異なります。実践的なサービスが必要な場合は事前にベンダーに相談しましょう。

Step5 サービス購入について社内賛同を得る

新たなサービス導入にあたっては、社内メンバーの協力が必要不可欠です。
サービス選定に最も時間をかけているのはあなたですので、知り得る情報と最終的にどのようにサービス選定したのかを社内メンバーに伝え、合意形成を図りましょう

サービス決定のプレゼンテーションやディスカッションには、そのサービスにより影響を受ける方、および予算担当者に参加してもらい、フィードバックの時間を十分に残すようにしましょう。
その他の参加メンバーの一例を以下に示します。

サービス決定の社内会議での参加者例
・新しいサービスを使用するメンバー
・サービスに関する予算担当者
・サービス導入を執行する役員・幹部
・サービス導入に関わる担当者(ソフトウェアならばIT担当者)
・変化を牽引する責任者(社長、代表等)

Step6 新しいサービスを購入する

ついにサービス購入までたどり着きました。最後のステップは最も簡単ですが、契約書に署名し支払いを始める前に、以下点に注意すべき点がいくつかあります。

  • 契約条件について、事前にベンダーとコミュニケーションを取っていることを確認してください。
  • ベンダーに対して、あなたの企業に適用される可能性のある割引について尋ねてください
    (例:非営利団体で働いている場合)
  • 支払い計画について話し合って、毎月ではなく毎年支払う場合の割引について尋ねてみましょう。
  • 購入後にベンダーがどのような作業を実施するかを話し合う
    (これには、社内への研修、トラブル時の対応、顧客サービスの利用可能性、今後のアップデートへのアクセスなどが含まれる可能性があります)
  • 月払いやその他の定期的なスケジュールで支払う場合は、必要なときに予算を確保できるように、社内の財務担当者と協力が必要です。

最後に

サービス購入までのフローをまとめましたが、いかがだったでしょうか?
購入までに時間をかけたからこそ、自分のビジネスに合ったサービスで効率性等を向上されることができます。サービス選定等は手間ですが、しっかりまとめていくことが重要ですね。

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