【即実践】先行きが見えない時代に仕事を行う9つのヒント

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 新型コロナウィルスの流行もあり、リモートワークを余儀なくされ、なかなかチームのメンバーと会って話せないといった状況も多いのではないでしょうか。新しい生活様式の中でも、チームのマネジメントを行い、円滑に業務を行っていくためのヒントを今回の記事ではお伝えしていきます。

方向性を見直す重要性

 激動の時代や不確実な時代には、状況の重大な変化を企業が認識することが難しい場合もあります。しかし、このような時にこそ、ビジネスリーダーは、外部や内部の変化に注意を払い、進行中のプロジェクトに手を入れる必要があります。今の方向性が正しいのかどうかを再確認し、すべてを見直す時期なのです。誤った方向に進み、以前はなかったかもしれない崖を越えるよりも、一旦立ち止まり、本当に進むべき方向性を検討することをオススメします。

9つのヒント

 ここからは、実際にプロジェクト管理を行う上でのヒントとなる9つのポイントをお伝えします。

①SWOT分析の再検討

 環境に変化が生じた場合、SWOT(強み、弱み、機会、脅威)分析を再検討することが大切です。環境の変化によって、これまで強みだったものが弱みになる可能性があります。また、以前は脅威と見なされていたものが、今は機会となっている可能性もあります。SWOT分析は、あなたの会社やプロジェクトの状況がどのように変化したかを明らかにする鍵となります。

②戦略目標の再確認

 自社や自社の強み、弱み、機会、脅威が新しい環境の中でどのように位置づけられるのかを理解してこそ、戦略目標を再評価し、調整することができるのです。大きな変化の時代に、このステップを踏まずに成功する企業はほとんどありません。変化は、ほとんどの場合、既存の戦略を再検討し、調整する必要性を引き起こします。

③継続的なプランニングセッションの実施

 時代が変化し、曖昧さが増す中、ビジネスリーダーやPMOは継続的にプランニングセッションを行うべきです。そうすることで、何が起きているかを常に把握し、必要に応じて対応できる状態を保つことができます。ある日、素晴らしいアイデアだと思っても、次の日にはすぐに反対のアイデアになってしまうことがあります。特に、不確実性が唯一の確実性となった場合には、年間計画だけでは十分ではありません。年間計画にこだわらずに柔軟に計画を見直すことや、月次で目標を立てることも必要です。

④プロジェクトの再優先順位付け

 現在進行中のプロジェクトは、流動的な状態の明日には意味をなさなくなるかもしれません。不確実性が高い時、特に波乱万丈な出来事が起こった時には、常にプロジェクトを再評価し、優先順位を付け直すことをお勧めします。現在のプロジェクトがまだ有効であるかどうかを見直すことを怠ると、災いの元になります。その結果、他のプロジェクトや会社全体が頓挫してしまうかもしれません。常に最も注力して取り組むべきプロジェクトを再検討し続けることが大切です。

⑤よりアジャイルに

  ビジネス、チーム、その他のステークホルダーの成功は、ビジネスの素早さを高めることにかかっています。これは、アジャイル手法の話ではありません。変化や不確実性のある時代に、いかにしてビジネスが変化を認識し、対応し、競争し、成功することができるかを意味します。イノベーションに関するトップダウンの文化と考え方を生み出し、プロジェクトの目標や要件に影響を与える刻々と変化する環境に対応することです。

⑥プロセスとテクノロジーの再検討

 非効率的なプロセスやテクノロジーは、プロジェクトの要件や成功率に悪影響を及ぼします。既存のプロセス、ワークフロー、ツールを再評価し、実行中の作業を本当にサポートしているかどうかを確認することが重要です。チームがどれほどの善意を持っていても、またどれほどの賛同を得ていても、ワークフローやテクノロジーが従業員の変化への適応力を高めてくれなければ、善意が不満に変わる日もそう遠くはないでしょう。

⑦リソースの棚卸し

 多くの企業、特に大企業では、リソースの確保がうまくいっていたかもしれませんが、昨年は状況が一変しました。ほとんどの企業がリソース不足に陥ったり、リソースが分散して管理が難しくなったりしました。プロジェクトを確実に成功させるには、適切なリソースを適切な時期に配置することが重要です。そのためには、どのリソースがいつ利用可能かを定期的に把握することが唯一の方法です。

⑧期待値の調整と伝達

 ①〜⑦の項目を解決したら、ビジネスとPMOのリーダーは期待を調整する必要があります。また、ビジネスユニット全体で、各従業員やステークホルダーに変更点を伝えることも重要です。どんなに素晴らしい計画でも、誰もが何が変わったのか、自分がどのように計画に組み込まれているのかを知っていて初めて効果を発揮します。完全な透明性を確保することで、効果を最大限に高めることができます。

⑨自己満足で終わらせない

 多くの企業やチームが見落としているのが、継続的な変化と改善のマインドセットを維持することです。プロジェクトリーダーからチームメンバーまで、誰もが自己満足に陥るリスクを抱えています。何か大きな問題が発生して、プロジェクトの期限、予算、リソース、期待に突然混乱が生じた場合、シフトしてチャレンジすることが困難になります。不意打ちを食らわないためには、プロジェクトの要件を常に見直すことが重要です。

まとめ

 働き方等が大きく変わる中で、どのように業務を進めていけば良いか悩む人も多いでしょう。そんな人に向けて今後どのように業務を進めていくかのヒントのなる9つのポイントを紹介しました。先行きの見えない時代に置いて、少しでも円滑に業務を行う一助になれば幸いです。

 

 

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