【選び方】予算管理システム・導入のメリットから検討ポイントまで紹介

事業を行っていく上で、予算を管理していくことは必要不可欠です。一方会社の規模が大きくなればなるほど、多くの部署や人が関係してくるため、予算を管理していくことは難しくなってきます。今回は予算管理を行う目的に加え、効率的に予算管理を行うためのツール導入のメリット、検討ポイントをお伝えしていきます。

早く予算管理のメリットや選び方を知りたいは、適宜目次から飛んでくださいね。

予算管理について

予算管理とは

予算管理とは、その名の通り予算を管理していくことになります。まず予算の作成からはじまり、月次で予算を管理していきます。業務を行う上で、予算を管理しない場合には、どれだけお金を使ったかが分かリません。そのため、しっかりと予算を管理していくことが健全な会社経営に寄与するものであり、予算管理を行わない会社はないといっても過言ではありません。

予算管理業務の内容

予算管理業務は、①予算編成業務と②業務管理業務の2種類に分類することが出来ます。以下で2つの業務について説明していきます。

①予算編成業務

予算編成業務は、中長期的な目標から逆算し、今年いくらお金を使うのかを決めていきます。予算の編成方法にもトップダウン型とボトムアップ型の2種類があります。

◆トップダウン型
 ・経営計画や定める利益目標から逆算して算出
 ・各部署ごとに予算を割り当て、落とし込んでいく

◆ボトムアップ型
 ・部や担当においてより現場に近い段階から数字を見積もり、積み上げていく方法
 ・より現実的なアプローチが可能となる

トップダウン型、ボトムアップ型どちらだけで予算を編成してしまうと、偏りが発生します。トップダウン型だけだと、経営層からの理想が反映され、現場にとっては現実的ではない目標となる懸念があります。またボトムアップ型だけでは、経営方針に沿わない予算となる可能性もあります。

予算作成に関しては、経営者や幹部から経営戦略に基づいた大まかな方針が定められたあと、詳細の予算については、各部で決定していくことようなハイブリット型がとられることも多いです。

そして各部署で作成された予算を予算担当者が取りまとめ、総合予算として決定していきます。

②業績管理業務

業績管理業務では、年間を通じて作成した予算の実行状況を管理するものです。予算管理については、日単位で日々使用した予算を管理していくことはもちろん大切ですが、月単位や四半期単位など定期的な振り返りも重要です。振り返った結果、乖離がある箇所については解決策を探り、今後の対策を検討する必要があります。

予算管理の目的;4つ

ここでは、予算管理の目的についてお伝えしていきます。

①計画の作成

まず予算管理には予算作成が必要不可欠となります。予算作成方法(編成)については、上述しているので、割愛します。

②業務計画の作成

全体の予算が決まったあとに、各部署や各担当の担当者ごとに、どうやって実際に行動に移すか検討していく必要があります。担当者までしっかりと予算が落とし込まれることで、従業員それぞれが明確なイメージをもち、具体的な業務計画を作成することが可能です。

③予算の管理

計画を立てるだけで終わっては意味がなく、目標は達成されているか等、実績を把握していく必要があります。予算管理業務でも記載したように、予算の管理を行うことは業績内容管理とも呼ばれ、会社経営にとっても重要なポイントとなります。目標と実績を管理し、乖離がある場所の原因を分析、次の行動に移すなど、素早いPDCAの遂行が求められます

④経営指針を判断

予算の達成状況や進捗、また乖離がある場所の原因追求より、会社全体の経営計画・方針を見直すか判断していく必要があります。原因のある箇所が、社内の場合は改善に向けた行動を検討し、社外などの外部要因からの影響の場合は、そもそもの計画自体を見直すことも必要になります。

予算管理システムの概要

今までは予算管理とは何か、目的についてお伝えしてきました。予算は、大企業になればなるほど、従業員の数が多くなればなるほど、管理することが難しくなってきます。人の手で管理していくことには限界があるため、予算管理ツールを導入し、効率よく業務を行なっていくことが大切です。

予算管理システムの概要

予算管理システムとは、予算目標達成に向けた活動の進捗を比較するためのシステムです。会社経営を行う上で、継続的に利益を生み出していく必要があります。利益を生み出すために必要な売り上げ、経費などの予算作成から、実績との比較・分析までシステムを活用し、一元的に実施していくことで効率よく業務を進めることが出来ます

多くの企業ではエクセルシートを使って予算管理を行なっており、予算管理システムについてもエクセルの操作感はそのまま、機能を向上したシステムが多いです。

予算管理システム導入のメリット;3点

メリット①;予算計画の効率化

予算管理システムを導入することで、予算編成時のエクセルでの情報収集にかける時間を削減することが出来ます。従来では各担当・各部署ごとに作成したエクセルを取りまとめ、1つの取りまとめエクセルに転記する必要がありました。取りまとめ忘れや、転記ミスなどの人的ミスも発生する可能性が高いため、システマチックに業務を行うことができる点は魅力的です。

また予算管理システムは、他システムと連携できる場合も多く、会計ソフトや原価管理システムと連携し、必要なデータを取り揃えることが可能です。予算管理システム内に一元的にデータを集めることで、予算編成業務を効率的に行うことが出来ます

メリット②;予算の可視化

予算を可視化することで現場で働く社員のモチベーション向上にも繋がります。日々の業務で何をするべきか、担当別・部門別に責任感を持って業務に取り組む動機付けを行うことが可能です。

エクセル管理などでは、各部門横並びで予算の実績などを比較することは難しいですが、予算管理システムを用いることで、簡単に確認できるようになります。統一されたデータベースで、各部門のマネジメント層が予算編成情報にアクセスできる環境を整えることで、経営戦略と部門ごとの課題の関係性を明らかにし、全社的な動機付けを行うことに繋がります。

メリット③;短期的な予算への対応

予算管理システムはすぐに予算を組み替える(編成しなおす)ことができるため、年度当初だけではなく、期中に予算計画を見直すことも可能です。会社の経営戦略の変更や、外部要因からの影響により、当初計画していた予算から変動があることもあるでしょう。

予算管理システムを用いることで、短期スパンの変化を加味した数値目標を迅速に立てることが出来ます。

予算管理システムの選び方;3点

選び方①;コスト

予算管理システムの提供範囲や業務は多岐に渡ります。予算管理システムでは、クラウド型での運用も増えてきており、導入までの障壁も徐々に下がってきています。クラウド型以外には、中小企業向けとしたPC1台を設置して運用していく形から、大企業向けに一元的に予算にまつわる業務を管理する業務パッケージなどが存在します。

各種システムごとに、システムの購入費、初期設定・会社の業務に合わせたカスタマイズ費用など、サービスごとに異なります。

自社の予算管理業務の中で本当にシステム化すべき点をしっかりと決めた上で、複数サービスを比較していくことが大切です。各種システムの比較や紹介については今後紹介予定ですので、楽しみにしておいてください。

選び方②;データの移行性

現行エクセル等で管理している予算を、どれだけシステムにスムーズに移行できるかも大きなポイントになります。また会計ソフトや他システムを使っている場合には、そのシステムとの連携も必要となるため、既存システムとの兼ね合いも考慮する必要があります。

既存のシステムをベースとして、既存システムとの相性が良い予算管理システムを導入するのか、予算管理を元として、既存システムも含め更改していくかを考えていくことが大切です。

選び方③;会計基準への適用

導入したい予算管理ソフトが各種会計基準に対応しているのかも重要な確認点になります。作成される予算は、決算で作成される財務諸表の形式となるため、各種会計基準に対応しているかどうかも確認が必要です。

自社内での基準と予算管理ソフトでできることを理解した上で導入検討を進めていかなければなりません。

まとめ

予算管理の目的とシステムの選び方の紹介はいかがだったでしょうか。予算管理は会社経営にとって、必要不可欠な業務ですが、多くの企業ではエクセルで管理されていたりなど、作成・管理も手作業で実施といったことも多いのでしょうか。予算管理システムを導入することで、予算作成から実績管理まで一元的に実施することが出来ます。次回の記事では、おすすめの予算管理システム、各種システムの比較をしていきたいと思いますので、お楽しみに!

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