【これであなたも説明上手?】今すぐできる!伝わりやすい説明の仕方

はじめに

 皆さんは仕事や日常生活で「あなたの話は分かりにくい」と言われたり、思うように自分の考えを周囲の人に伝えられないということはないでしょうか。説明力つまり自分の考えやアイデアを他人に伝える力はビジネスパーソンにとって重要な能力です。今回は今すぐ実践できる方法を解説していきます。

伝わりやすい説明のポイント

 それでは伝わりやすい説明のポイントについて要点ごとに解説をしていきます。

背景を説明する

 背景を説明することは極めて重要です。相手に伝えたいことについて、自分自身の中では実体験や情報があるため見落としがちな事項になります。

  • 今から何について伝えたいのか
  • 相手と自分の間での前提情報のギャップを埋める
  • 伝えたい目的は何なのか(相談や依頼など)

上記はほんの一例ですが、ここを抑えるだけでもぐっと話が分かりやすくなります。

結論ファーストで話す

 結論を先に述べることも重要な事項の一つです。日本語の文法上、理由などを先に述べて最後に結論を述べてしまいがちです。しかし、聞き手にとってはだらだらと話しを聞いていると「結局何が言いたいんだっけ?」となってしまうので結論は先に言いましょう。上記の背景を説明する事項と重複してしまったり優先順位に悩みが出てきがちですが臨機応変に活用しましょう。

事実と主観を切り分けて話す

 ビジネスシーンにおいて事実と主観の切り分けもまた重要な事項です。特に社内での報告時にはこの事項を徹底することでより正確な報告を実施できます。では、具体的には事実と主観はどのように違うのでしょうか。具体例を交えながら解説をします。

例:あなたはA社に勤めていて営業担当の業務に従事しています。取引先のB社に商材の提案にいったところ、「素晴らしい商品だ」とお褒めの言葉を頂き、今すぐにでも受注できるとあなたは考えています。

  • 「素晴らしい商品だ」とお褒めの言葉を頂いた:事実
  • 今すぐにでも受注できそうだ:主観

比較的簡単な例だったかもしれませんが、事実と主観は上記の様に判断できます。

複数ある事項は具体的に数字を用いる

 説明の中で伝えたい事項が複数ある時は最初に数字を用いて相手に全容を伝えましょう。数字を用いて説明事項を伝えることで、相手は全体感やボリュームを事前に想定できる為、聞き手も傾聴しやすくなるでしょう。

悪い例:A社に提案にいったのですが非常に好感触でした。あと、B社にも行きましたがこちらはあまり感触がよくなかったです。報告が漏れていたのですがC社には正式な発注を頂きました。

良い例:今から最近の営業活動においての報告をさせていただきます。A・B・C社の3社について報告をさせて頂きますので、少々お時間を頂戴します。まず、A社についてですが先方の感触もよく引き続き受注に向けて提案活動を行います。次にB社についてですが芳しくなく力を割くのは好ましくないと考えています。最後にC社についてですが、正式に発注の意思を頂き社内手続中です。

いかがでしょうか。少し極端な例でしたが具体的に数字を用いることで話がぐっと分かりすくなったのではないでしょうか。

実践編

 簡単ですが、伝わりやすい説明のポイントを解説しました。補足として上記を活用した説明の例を見ていきたいとおもいます。

条件:あなたはA社で商品企画の仕事をしています。新商品の発案に向けて上司のBさんに説明をしたいと考えています。なお、Bさんはあなたが新商品を考案していることは知りません。新商品は主婦層に向けた商品で、市場調査の結果XおよびYという事実が判明しており、その結果より男の子の子どもを持つ30代向けの主婦層をターゲットとしたいと考えています。また、上記の層をターゲットとするにあたりZという特性を持たせることが良いのではと考えています。

説明文:Bさん、少しご相談の時間を頂戴できないでしょうか。実は新商品のアイデアを練っておりご意見を頂戴したいと思います。30代向けの男の子の子どもを持つ主婦層をターゲットとした新商品を考案しています。新商品の考案に向けて市場を調査したところ、二つの事実が判明しました。1点目はXです。2点目はYです。またZという特性を商品に持たせることで既存の製品と差別化できるのではと考えています。

おわりに

 今回は伝わりやすい説明の仕方として、特に重要と思われるポイントをピックアップして解説を致しました。いかがだったでしょうか。説明力・伝達力は基礎的なスキルですが、奥が深くなかなか難しい事項だと思います。本記事があなたのビジネスシーンの一助になれば幸いです。

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